Samenwerken met je partnerorganisatie

Wat wordt verstaan onder een partner?
Wat is een partnerschap?
Zes tips voor een intercultureel partnerschap
Meer informatie

 

Wat wordt verstaan onder een partner?

Een partner(organisatie) moet niet altijd een officiële organisatie zijn. Onder een partner verstaan we, bv. ook een schoolcomité, een vzw, een kloosterorde, een watercomité, een ngo, een boerenorganisatie, enz. Samenwerken met een partner in het Zuiden is niet eenvoudig, maar het is wel verrijkend. Het gaat over een duurzame relatie opbouwen met mensen. Dat kost tijd en middelen.

 

Wat is een partnerschap?

Het is belangrijk om te onthouden dat het om een samenwerking gaat tussen twee culturen. Naast culturele verschillen, kunnen ook verschillen in machtsverhoudingen meespelen: de Vlaamse organisatie geeft geld aan de buitenlandse organisatie. Ook het bepalen van prioriteiten kan verschillen. De buitenlandse partner weet dat iets realiseren in zijn land tijd vraagt, maar als Vlaamse organisatie willen we soms al te snel resultaten. Begrip, respect en communicatie zijn kernwoorden in een partnerschap. 

 

Zes tips om een sterk intercultureel partnerschap op te bouwen met je partner in het Zuiden

1. Keuze van de partner
2. Redenen van samenwerking en verwachtingen
3. Mede-eigenaarschap
4. Teken samen het project uit
5. Leg verantwoordelijkheden vast
6. Tips om intercultureel verrijkend te werken

 

1. Keuze van partner is cruciaal voor het verloop van het project

Een partner kiezen is niet eenvoudig. Kies een partner die over de middelen (menskracht, materiaal en tijd) beschikt om het project te leiden.

Vaak start het project met één contactpersoon. Persoonlijk contact is de beste basis voor een goede samenwerking. Op termijn is het aangewezen dat deze samenwerking evolueert naar een samenwerking met een groep van mensen of een organisatie. Samenwerken met één persoon maakt een project kwetsbaar en is een risico voor het voortbestaan van het project. De persoon kan wegvallen of andere bedoelingen hebben. Of misschien heeft die persoon niet de gepaste capaciteiten om het project te leiden en te beheren. Dit vormt een gevaar voor het slagen van je project. Samenwerken met een organisatie - en dus met meerdere mensen - zorgt voor een grotere draagkracht. Beslissingen worden genomen en gedragen door meerdere mensen, die elke beslissing aftoetsen bij elkaar. Dit is dus ook een meer democratische manier van werken.

Verken ook grondig de omgeving waar je wilt werken en steek voldoende tijd in de zoektocht naar een juiste partner. Stel veel vragen en luister naar de doelgroep. Breng in kaart wie er nog op het terrein bezig. Misschien kan je wel samenwerken met een organisatie die al actief is in de regio. Neem contact op met andere (Vlaamse) organisaties die in deze regio werken om advies in te winnen. Deze verkenningsperiode mag gerust een tijdje duren. Zo neem je geen overhaaste beslissingen.

2. Stel een lijst samen van redenen waarom je samenwerkt en van wederzijdse verwachtingen. Zet dit op papier!

De samenwerking gaat uit van twee partners: jullie organisatie in Vlaanderen en de organisatie in het Zuiden. Elke organisatie heeft een eigen motivatie en andere redenen om samen te werken. Het is belangrijk om dat op een rijtje te zetten en te zoeken wat er gemeenschappelijk is. Bekijk samen waar de meerwaarde voor beide organisaties ligt en speel dit uit. Bespreek met elkaar, aan de hand van voorbeelden, wat beide organisaties onder een gelijkwaardige samenwerking verstaan. Integreer in dit gesprek de cultuurverschillen die mogelijk een rol kunnen spelen. Let op om niet te snel de leidersrol te nemen. Geef de partnerorganisatie zelf de tijd om invulling te geven aan het project. Een dosis geduld meenemen uit Vlaanderen kan soms erg nuttig zijn.

VRAGENLIJST: De Nederlandse organisatie Wilde Ganzen stelde een interessante vragenlijst samen voor een gesprek met je partner over motivaties en de verwachtingen:

  • Samenwerken om wat te bereiken? Wat is ons gezamenlijke doel/het gedeelde belang?
  • De belangstelling en motivatie voor het project: is het project echt helemaal hun prioriteit?
  • Wat is de wederzijdse inzet? Welke medewerkers kunnen zich vrij maken om aan het project te werken? Wie brengt welke middelen in?
  • Hoe lang werken we samen?
  • Is het een samenwerking op basis van gelijkwaardigheid of is er een bepaalde hiërarchie?
  • Wie valt er allemaal binnen de samenwerking en wie heeft er een stem?
  • Welke lokale bijdragen zijn er te verwachten (bv. van overheid) en hoe kunnen er lokaal fondsen gemobiliseerd worden?

Het is ook belangrijk om te weten wat je als Vlaamse organisatie zelf te bieden hebt en om af te bakenen en duidelijk te maken wat je niet doet. Denk hierbij aan:

  • Hoe zal je het geld voor het project proberen te werven? Hoeveel geld is nodig en hoe lang duurt het project?
  • Wat zijn de verwachtingen van de schenkers en sponsors die het project ondersteunen?
  • Wat zijn onze specifieke kennis en vaardigheden?
  • Kunnen wij belangrijke contacten aanbrengen of toegang bieden tot interessante netwerken?
  • Welke toegang hebben wij tot materialen, diensten of producten?

3. Zorg ervoor dat je partner (mede-)eigenaar is van het project.

De huidige visie op ontwikkelingssamenwerking benadrukt dat het belangrijk is dat je partner zelf ook (mede-)eigenaar is van het project. Dit heet eigenaarschap'. Het betekent dat de partner moet kunnen meebeslissen over de doelstellingen en over de strategie van het project. Zij kennen tenslotte ook best hun eigen land en gewoonten en zij hebben de nodige contacten om het project te doen slagen. De Vlaamse organisatie kan zorgen voor financiële impulsen en eventueel extra ondersteuning bieden waar nodig.

Zorg ervoor dat het planningsproces van het project een participatief proces is. Neem tijd voor een gesprek met je potentiële partner. Dat zal niet altijd volgens het Westers tempo verlopen. Stimuleer dat alle betrokken partijen een stem krijgen in dit proces. Krijgen de vrouwen bijvoorbeeld een stem? Wie mag er praten en wie niet? Welke belangrijke leiders moeten er betrokken worden? Welke ceremonies moeten in acht worden genomen? Tijdens deze gesprekken zullen cultuurverschillen snel duidelijk worden. Ga eventueel te rade bij lokale ngo's, bij andere organisaties met kennis van zaken of bij Vlaamse organisaties die al jarenlang in dit gebied aan het werk zijn.

4. Teken samen het project uit en zet het op papier.

Start met een analyse van de huidige situatie. Denk na over de problemen die het project moet oplossen. Wie speelt een rol? Voor welke mensen en groepen heeft het project gevolgen? En welke consequenties zijn dit? Welke lokale organisatie zal het project trekken?

Formuleer daarna samen duidelijk de doelstellingen die je wilt nastreven. Wat moet bij het einde van het project bereikt zijn? Welke activiteiten zijn er nodig om deze doelstelling te behalen? Wat zal dit kosten en hoe ga je het succes meten?

Maak ook een tijdslijn op om de fases van het project duidelijk te maken.

5. Leg verantwoordelijkheden vast in een document.

Werken met je partner is niet altijd evident, omdat er dingen anders geïnterpreteerd worden. Daarom is het belangrijk om verantwoordelijkheden en afspraken op papier te zetten.

Pas op, dit is een erg zakelijke benadering, die in sommige culturen op verzet kan stuiten. Veel 4de pijlerinitiatieven zullen ook denken dat dit niet nodig is, omdat hun partner in het Zuiden eerder een vriend is.
Toch raden we aan om dit te doen. Jouw organisatie moet in Vlaanderen immers verantwoording afleggen aan geldschieters, sponsors en sympathisanten. Je werkt tenslotte met centen van anderen. In onze cultuur is het belangrijk om afspraken schriftelijk vast te leggen. Mensen in het Zuiden begrijpen perfect dat niemand geeft zonder te weten waarvoor en hoe het geld besteed wordt. Leg uit dat verantwoordelijkheden schriftelijk vastleggen niet betekent dat je je partner wantrouwt. Verduidelijk wel dat het beter is dat bepaalde dingen op papier staan indien er wat misloopt.

6. Enkele tips om intercultureel verrijkend te werken.

Luc Lippens van Terra Cognita geeft een aantal basisregels mee om beter intercultureel samenwerken mogelijk te maken.

  • Intercultureel samenwerken, gaat over relaties opbouwen met mensen.
    Om samen te werken met mensen uit een ander land moet je tijd hebben. Neem je tijd en luister naar anderen. Door één keer op bezoek te gaan, kan je geen relatie opbouwen. Je kunt dit maar opbouwen door meerdere keren contact op te nemen met je partner in het Zuiden. Dit kan door mailverkeer, telefoneren via skype, sms'en, bezoeken ter plaatse, hen uitnodigen in Vlaanderen... De opbouw van een project is ook een leerproces. Tijdens het uitdenken, de uitvoering en de evaluatie leer je elkaar heel goed kennen.
  • Leer buiten je eigen evidentie te denken.
    Laat je niet te veel leiden door je vooroordelen. Ieder persoon vertrekt uit een bepaald referentiekader. We moeten meerdere brillen hanteren om naar de werkelijkheid te kijken, alleen op die manier kan men dingen leren begrijpen. Luister naar de andere en ga de dialoog aan. Stel veel vragen.
  • Niet alle problemen zijn te wijten aan cultuur.
    We werken niet met een 'andere cultuur' op zich, we werken met mensen uit die andere cultuur. Problemen die opduiken, worden dikwijls al te snel toegeschreven aan cultuurverschillen. Maar misverstanden en communicatiefouten kunnen ook te maken hebben met botsende persoonlijkheden, verschil in karakters, gezinsomstandigheden, stress, gebrekkige communicatielijnen, infrastructuur, geografische, economische en politieke factoren... Stap even opzij en bekijk het probleem van een afstand.
    Leg het probleem eens voor aan een persoon die er niets mee te maken heeft. Misschien brengt deze persoon een heel andere kijk op de zaak.
  • Een taal leren kan helpen.
    Engels en Frans zijn dikwijls niet de moedertaal van de mensen waar we mee samenwerken. Het is ook niet onze moedertaal. Dat kan een valkuil zijn. Verstaan we elkaar wel? Soms kennen wij of zij bepaalde woorden niet. Spreektaal en de officiële taal zijn niet hetzelfde. Je hebt, bv. soms 20 manieren om 'ja' te zeggen en non-verbale communicatie kan soms helemaal anders geïnterpreteerd worden.
    Door enkele woorden of zinnen uit de lokale taal te leren, kan je dikwijls het ijs al breken. Gesproken taal is vaak veel belangrijker in de cultuur van je partner. Leg echter uit dat geschreven documenten in onze cultuur ook heel erg belangrijk zijn.
  • Verdiep je in de culturele context van de partner.
    Het is zinvol om meer te weten te komen over de cultuur van het land waar je aan het werk gaat. Maar besef dat een cultuur nooit in boeken te vangen is. Realiseer je ook dat mensen in de eerste plaats altijd individuen zijn en géén vertegenwoordigers van een cultuur.
    Leer specifieke waarden, gedragspatronen en interactieregels kennen. Maar blijf ook steeds bewust van onze waarden, gedragspatronen en interactieregels.
    Denk ook niet te veel in termen van problemen. Kijk vooral naar successen en sterktes die aanwezig zijn en bouw hierop verder.
  • Sommige dingen zijn niet onderhandelbaar, sommige dingen wel. Luister naar elkaar.
    Streef naar minimale regels en afspraken. Bespreek wat er voor jouw cultuur helemaal niet kan en wat in hun cultuur onaanvaardbaar is. Motiveer dit en geef uitleg. Dit zijn twee vragen die je samen moet stellen, zijn:
    - Wat wil ik dat er gerespecteerd wordt?
    - Wat wil jij dat er gerespecteerd wordt?
  • Heb oog voor gelijkenissen en verbondenheid: dit schept een band.
    De fixatie op verschillen zal de kloof alleen maar vergroten. Maar er zijn ongetwijfeld ook veel dingen die jullie gemeenschappelijk hebben. Zoek naar wat jullie verbindt. Jullie hebben beiden zeker broers of zussen. Misschien zijn jullie beiden vader of moeder? Vertel over familie, interesses, sport, overgangsrituelen, sprookjes en verhalen, basisbehoeften. Wees niet bang om ook over je zorgen en problemen te vertellen. Niet dat je therapeutische gesprekken moet hebben met elkaar, maar de partner mag je ook van je menselijke kant zien. Zoiets doe je niet tijdens vergaderingen of professionele contacten. Dit kan alleen als je ook tijd maakt voor een informele, duurzame relatie die je met vallen en opstaan probeert te onderhouden. Wellicht is dit het echt 'cement' of bindmiddel voor jullie samenwerking.

 

Meer informatie

Wil je meer vaardigheden opbouwen rond intercultureel samenwerken? Kijk dan eens naar het vormingsaanbod van het 4de pijlersteunpunt op deze website. De workshops 'projectwerking', 'projectevaluatie' en 'intercultureel samenwerken' kunnen een grote hulp zijn.

Wil je meer lezen:

De interculturele dialoog, grensverleggende voor lokale besturen - Marc Colpaert, Luc Lippens en Bob Elsen - uitgegeven door Politeia

Handboek Interculturele Competentie van CIMIC - uitgegeven door Politeia

Met dank aan Wilde Ganzen en MDF en Terra Cognita. 

 

Log in om reacties te plaatsen