Vrijwilligers en stagiairs uitsturen

Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk1. Inleiding

  

1. Inleiding

 

Heel wat 4de Pijlerinitiatieven sturen vrijwilligers/stagiairs uit naar het Zuiden en zijn regelmatig op zoek naar geschikte kandidaten. Steeds meer mensen zijn ook op zoek stageplaatsen en vrijwilligerswerk in het Zuiden.

Het lijkt eenvoudig om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, maar de realiteit is vaak complex en hangt en er spelen veel factoren mee.

De vrijwilliger of stagiair moet eerst een geschikte uitzendorganisatie vinden. Een uitzendorganisatie moet weten hoe geschikte kandidaten te vinden. Nadien moet elke betrokken partij ook weten wat zij van elkaar kunnen verwachten: Hoe verloopt de rekrutering en voorbereiding? Hoe wordt de opdracht begeleidt? Wat is ieders inbreng? Wanneer is de opdracht beëindigd en wat zijn de verwachtingen na de terugkeer in Vlaanderen?

Er komen ook de talrijke praktische kantje kijken bij de inzet van vrijwilligers in het Zuiden: inentingen, reiskosten, verzekeringen, huisvesting, verblijfskosten, werkingskosten, verblijfsvergunning, andere financiële aspecten, enz.

Het is waarom aangewezen om als uitzendorganisatie, als 4de Pijler een duidelijk beleidskader uit te bouwen dat de vrijwilliger/stagiair toelaat om zich zonder al te veel risico’s en in optimale omstandigheden te engageren. Best wordt de samenwerking ook vastgelegd in een duidelijk contract, opgesteld in nauwe samenspraak met de partner in het Zuiden.

In elk geval dient ook de partnerorganisatie in het Zuiden voldoende betrokken te zijn bij de afspraken rond het uitsturen van vrijwilligers/stagiairs. Door ze ook te betrekken bij de rekrutering kunnen heel wat misverstanden uitgesloten worden.

2. Vragen vooraf

 

Het geheim van een geslaagde inzet van vrijwilligers in het Zuiden zit vooral in een goede voorbereiding.

Als je overweegt om vrijwilligers uit te sturen, stel jezelf dan eerst een aantal vragen stellen:

 

    • Wat verwacht je van je vrijwilligers en stagiairs 
    • Stel je bepaalde voorwaarden voorop?
    • Heb je een duidelijke opdracht en takenpakket voor ogen?
    • Kan je als organisatie voldoende omkadering aanbieden?
    • Wat is de rol van partners in het Zuiden bij het begeleiden van vrijwilligers/stagiairs?
    • Welke concrete voorbereiding verwacht je van de vrijwilliger/stagiair?
    • Wat verwacht je van de vrijwilliger/stagiair achteraf (welk terugkeerproject)?

 Hoe pak ik het aan?

Laat de partner in het Zuiden een belangrijke rol spelen bij het uitwerken van de opdracht en het takenpakket. Betrek hem indien mogelijk ook bij de rekrutering. Geef een korte omschrijving van je project en zorg ervoor dat het takenpakket precies ingevuld is. Belangrijk is dat je ook het profiel van de vrijwilliger/stagiair zorgvuldig verwoordt, zodat je een passende kandidaat vindt. Verder is het belangrijk dat de vrijwilliger/stagiair goed zijn plaats en rol in het project begrijpt en weet op welke wijze hij/zij ingebed zit in het team van het project, wie de directe collega’s zijn en wie de direct verantwoordelijke. Tot slot is het nodig om bij de rekrutering de verwachtingen van de uitzendorganisatie rond een terugkeerproject aan te kaarten. Een degelijk uitgewerkte uitzendovereenkomst kan voor bijkomende duidelijkheid zorgen.
Tip: een duidelijke afbakening vooraf zorgt voor minder problemen achteraf!

 
3. Waar vind ik kandidaat vrijwilligers of stagiairs?

    • Op www.11.be/vacatures  vind je mogelijke kandidaatstellingen van mensen die graag vrijwillig naar het Zuiden willen vertrekken. Als geregistreerde organisatie kan je ook zelf een vrijwilligersvacature plaatsen.
    • Ook in de databank van vrijwilligerswerk.be  kan je een zoekertje laten opnemen
    • Je kan eventueel  bouworde vzw contacteren om te zien of ze jouw project willen opnemen in hun aanbod van werkkampen.
    • Elke Hogeschool heeft tegenwoordig een internationale dienst die het toenemende aantal studenten met een studieopdracht binnen of buiten Europa opvolgt en begeleidt..

 

4. Voorbereiding op de missie

 Zorg dat je vrijwilligers goed voorbereid zijn voor ze vertrekken. Hier vind je enkele tips:

    • Licht het project goed toe, zodat de vrijwilliger weet waar hij/zij zal terecht komen.
    • Geef de vrijwilliger zoveel mogelijk achtergrondinformatie mee.
    • Overloop met de vrijwilliger het takenpakket. Zorg ervoor dat het duidelijk omschreven is. Het takenpakket wordt best samen opgemaakt met de mensen in het Zuiden, zodat zij ook weten wat de vrijwilliger kan bieden en wat hen te doen staat.
    • Je mag gerust verwachtingen opstellen, waaraan de vrijwilliger moet voldoen. Het is vrijwilligerswerk, maar het is niet vrijblijvend. Deze verwachtingen kunnen enerzijds gaan over het werk in het Zuiden, anderzijds kan dit ook gaan over een engagement in Vlaanderen als vrijwilliger in jullie initiatief.
    • Zorg ervoor dat alles duidelijk is betreffende de praktische zaken (vervoer, inentingen, visum, accommodatie, vergoeding, uitstapjes, werktijd, verzekeringen, enz.) en maak goede afspraken over wie waarvoor instaat.
    • Het kan handig zijn om bovenstaande punten op papier te zetten in een 'vrijwilligersovereenkomst'. Dan zijn de afspreken voor iedereen duidelijk.
    • Geef de vrijwilliger ook zoveel mogelijk mee over de cultuur en gewoontes van het land. Geef hem/haar enkele tips mee over bepaalde gebruiken.

Vorming: Het kan aangewezen zijn de vrijwilligers vooraf vorming te laten volgen. Je kan je vrijwilliger vragen om de BTC vorming  te volgen: een basisvorming over ontwikkelingssamenwerking van 4 weekends (of 8 weekdagen) ingericht door de Belgische Technische Coöperatie.
Ook het 4de Pijlersteunpunt richt regelmatig vormingen in. Een overzicht van algemene vormingen kan je vinden in
de kalender.

 

10 waarden en principes voor kwaliteitsvolle mobiliteit naar het Zuiden : JINT heeft in 2009 een kwaliteitskader ontwikkeld, waarin 10 waarden en principes centraal staan die belangrijk zijn voor een kwaliteitsvolle mobiliteit naar het Zuiden. Ook dat kan een leidraad zijn om de vrijwilliger voor te bereiden.

 

 

5. Begeleiding in het Zuiden

 

Aankomst in het Zuiden

Met de uitzending van de vrijwilliger naar het Zuiden verschuift het zwaartepunt van de begeleiding naar de partnerorganisatie in het Zuiden. Zij moet capaciteiten en verwachtingen van de vrijwilliger koppelen aan de context en realiteit van het project en aan haar eigen verwachtingen. De partnerorganisatie is ook het eerste aanspreekpunt in geval van vragen en problemen. Indien deze de partner overstijgen, zorg je best voor een contact in het Zuiden waar de vrijwilliger/stagiair terechtkan. En zorg ervoor dat je als uitzendorganisatie in het Noorden contacteerbaar en aanspreekbaar blijft.

 

Hoe bereid ik de partner in het Zuiden voor en wat verwacht ik van hem?

Wat is de rol van de Zuidpartner bij de voorbereiding en tijdens het verblijf? Kan de partner ginds voor omkadering en begeleiding zorgen?

Mensen in het Zuiden weten soms niet hoe ze moeten omgaan met Vlamingen die komen helpen in hun project. Tracht daarom het verblijf voor te bereiden in goed overleg met de Zuidpartner. Dan zal die zich ook mee verantwoordelijk voelen.

 

Enkele tips: 

    • Zorg dat de inzet geen last is voor je Zuidpartner. Het moet ook voor hem een win-situatie betekenen. Situeer de opdracht van de vrijwilliger/stagiair zoveel mogelijk binnen de ambitie van de partner zodat deze er alle belang bij heeft om in te staan voor een degelijke begeleiding van de vrijwilliger/stagiair.
    • Laat je Zuidpartner de opdracht en het takenpakket uitwerken. Duidelijke afspraken zijn alvast een goed begin. Dan weet ook de Zuidpartner wat hij mag verwachten. Hij kan zelf best inschatten welk profiel er precies nodig is.
    • Het is belangrijk dat de mensen in het Zuiden goed weten wie er komt en wat de verwachtingen zijn van de vrijwilliger/stagiair. Zij zullen immers effectief moeten samenwerken met de vrijwilliger/stagiair.
    • Maak vooraf goede afspraken over praktische zaken (verzekeringen, accommodatie, vergoeding, uitstapjes, werktijd, enz.).
    • Laat de Zuidpartners zo mogelijk een rol spelen bij de rekrutering van de vrijwilliger/stagiair. Dat maakt hen mee verantwoordelijk voor het succes van de inzet. Een uitzendovereenkomst opgesteld in samenwerking met de Zuidpartner én in zijn taal is geen overbodige luxe.
    • Bij aankomst in het project is er voldoende flexibiliteit en creativiteit nodig bij de vrijwilliger en de Zuidpartner om de verwachtingen van beide partijen beter op mekaar af te stemmen, zodat de inzet in optimale omstandigheden van start kan gaan.
    • Het is belangrijk dat de vrijwilliger bij de Zuidpartner een vast contactpersoon heeft bij wie zij/hij terecht kan voor vragen en problemen. Ook een aanspreekpunt buiten het project waar zij/hij altijd naar kan bellen in moeilijk momenten of met van problemen die de Zuid-partner overstijgen, is aangewezen.
    • Het is relevant dat de Zuidpartner af en toe evaluatiemomenten inlast, waarop het vrijwilligerswerk met de vrijwilliger en de andere betrokken medewerkers bekeken wordt: een tussentijdse stand van zaken die toelaat om zo nodig bij te sturen. Zo kunnen problemen tijdig gedetecteerd worden.
    • Ook een eindevaluatie met alle betrokkenen in Noord en Zuid om essentiële lessen is een noodzaak te trekken uit de ervaring.

 

 

6.    Terugkeerproject: Hoe zorg ik ervoor dat de vrijwilligers zich achteraf blijft inzetten voor mijn initiatief?

Spreek met je vrijwilliger af wat jullie als initiatief van hem/haar verwachten in Vlaanderen. Natuurlijk is vrijwilliger zijn in Vlaanderen geen verplichting. Maar de concrete getuigenis van een vrijwilliger die een fantastische ervaring heeft beleefd, biedt een buitenkans om het project in de kijker te zetten en dat enthousiasme te delen met nieuwe mensen.

Omdat veel ontwikkelingsorganisaties ook veel belang hechten aan informatie en bewustmaking in het Noorden, hoort bij een vrijwilligers- of stageverblijf dikwijls ook een terugkeerproject. Voor de vrijwilliger/stagiair is het terugkeerproject ook een manier om de ervaring een plaats te geven in haar/zijn leven en een gelegenheid om weer aansluiting te vinden wat er leeft in Vlaanderen.

Spreek daarom vooraf al duidelijk af wat je als organisatie van de vrijwilliger/stagiair verwacht na zijn terugkeer. Enkele ideetjes:

 

    • Je kan hem/haar vragen om een presentatie te houden met foto’s in verschillende scholen of gemeenten. 
    • Je kan om zich te engageren in jullie standenwerk op wereldfeesten.
    • Je kan de vrijwilliger/stagiair misschien ook inschakelen in de vaste werking van jullie groep.
    • De vrijwilliger kan zijn/haar ervaringen overdragen naar nieuwe potentiële vrijwilligers en sympathisanten. Vraag hem om zijn netwerk van vrienden en familieleden warm te maken voor het project met een brief, via de sociale media, …

 

 

7. Moet ik zorgen voor een verzekering voor de vrijwilliger?

Als je als vzw in Vlaanderen met vrijwilligers werkt, ben je verplicht om je vrijwilligers te verzekeren. Elke Vlaamse provincie biedt daarvoor een gratis 'verzekering vrijwilligerswerk' aan, waar je als organisatie op kan intekenen. Deze verzekering houdt burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen in. Deze verzekering is verplicht voor vzw's, maar niet voor feitelijke verenigingen. Deze verzekering kan maar voor 100 dagen worden ingezet. Meer informatie lees je op de website van Belfius, die als partner deze verzekering mee aanbiedt.

Je vindt alle informatie hierover ook op de website vrijwlligerswetgeving.be. Je kan ook contact opnemen met het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk in jouw provincie.

Als je vrijwilligers naar het buitenland stuurt, dan moet je goed afspreken wie wat voorziet. Het is vrijwilligerswerk en er is dus geen arbeidsovereenkomst. Je kan dus vragen aan de vrijwilliger dat hij/zij de verzekering (medische kosten, evacuatie en repatriëring, burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen, enz.) zelf voorziet, maar dat moet je dan wel duidelijke afspreken. Je kan er in elk geval op aandringen dat de vrijwilliger zelf een degelijke reisverzekering afsluit.

Voor de ziekteverzekering (verzekering van geneeskundige verzorging) volstaat het dat de vrijwilliger beroep doet op zijn eigen verzekeringsorganisme in België (mutualiteit). Op de website van Kamiel vindt hij/zij meer informatie over ziekteverzekering in het buitenland. De vrijwilliger informeert zich best eerst over het aanbod bij zijn eigen ziekenfonds.

Log in om reacties te plaatsen