logo

Stoppen met je project: Exit-strategie

Handboek

Stoppen met je project: Exit-strategie

Op een dag kom je op het punt om jouw partnerorganisatie los te laten. Goed nieuws omdat de partnerorganisatie zelfstandig verder kan, of minder goed nieuws omdat je niet genoeg middelen kan verzamelen? In alle scenario’s wil je die exit zo goed mogelijk voorbereiden. Daarvoor kan deze toolkit helpen.

 

Bereid je voor met deze toolkit

Deze toolkit helpt je om een diagnose te maken van je eigen organisatie. Je zet als het ware je goede doel voor de spiegel. Voor goede doelen die van plan zijn een partnerorganisatie in het ontwikkelingsland (de ‘partner-daar’) los te laten of die overwegen zichzelf op te heffen speelt de diagnose een belangrijke rol bij de exit.
Deze toolkit bevat praktijkvoorbeelden, aanbevelingen, een verklarende woordenlijst en een handige exit checklist. De toolkit is gebaseerd op een onderzoek van Martje Nooij onder negen Nederlandse Particuliere Initiatieven (PI’s) die waren gestopt of plannen daartoe hadden.
‘Particuliere initiatieven’ zijn de Nederlandse 4de Pijlerorganisaties.

> Download hier de volledige toolkit.

 

Over de samensteller van deze toolkit:

Martje Nooij (1952) rondde in 2018 haar masterstudie (MSc) af aan de Universiteit van Utrecht bij de Faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie, Departement Bestuurs- en Organisatie-wetenschap met haar onderzoek
“Exitstrategie: een kwestie van doen, denken en delen”. Ze kreeg er in 2019 de NAP Thesis Award voor, een prijs voor de beste these op het gebied van de filantropie.

Het is een empirische studie over negen Nederlandse Particuliere Initiatieven (PI’s) die actief zijn (geweest) in Zuid-Afrika, het land waar Martje Nooij zestien jaar heeft gewoond en gewerkt. In eerder onderzoek naar het PI (zoals van Kinsbergen, Schulpen en Van den Berg) is gesteld dat het nuttig zou zijn om te kijken naar de duurzaamheid van het werk van PI’s. Nooij’s onderzoek haakt daarop in door de resultaten van negen PI’s, die gestopt zijn of dat ten tijde van het onderzoek van plan waren, tegen het licht te houden. De bevindingen zijn gebaseerd op een enquête, op interviews met PI-bestuurders en op documenten van PI’s zoals nieuwsbrieven, jaarverslagen en foto’s.

Nooij geeft in het laatste hoofdstuk niet alleen diverse aanbevelingen voor de praktijk van PI’s, maar ook voor donateurs, donororganisaties en filantropische adviseurs. Het onderzoek heeft diverse nieuwe inzichten opgeleverd.

 

Drie werkwijzen: doen, denken en delen

Een van de ontdekkingen in mijn onderzoek naar de exit van Nederlandse Particuliere Initiatieven (PI’s) is dat ze drie verschillende manieren van werken hebben, die ze door elkaar gebruiken. Veel PI’s hanteren ze alle drie: ze doen, denken én delen en sommige combineren er twee. Vaak is één werkwijze dominant, de dominante ‘D’. Voor alle duidelijkheid: de drie ‘D’s’ zijn geen typering in de zin van wat een organisatie is, het is dus geen etiket, maar een duiding van verschillende handelwijzen of gedragspatronen. Met deze toolkit kun je een antwoord vinden op de vraag: Welke dominante werkwijze (de dominante ‘D’) heeft onze organisatie en hoe kan ik met het oog op de exit bijdragen aan duurzame resultaten-daar?
In de PDF worden de drie verschillende werkwijzen uit de doeken gedaan.

 

Componenten van een verantwoorde exitstrategie

In een verantwoorde exitstrategie kunnen diverse componenten worden onderscheiden. Dat zijn: operationele capaciteit van partner-daar bevorderen, donor-diversificatie (meerdere donoren erbij) en donorcoördinatie (overleg tussen donoren), stapsgewijs exiten en betrokkenheid ook na de exit. Bepaalde componenten zijn belangrijker dan andere. Het bevorderen van operationele capaciteit is verreweg het belangrijkst. Ook stapsgewijs loslaten en de partner-daar gedurende die periode blijven steunen is van belang. Dat geldt tevens voor het laten ontstaan van een nieuwe relatie met de partner-daar ná de exit. In die periode zou de partner bijvoorbeeld gesteund kunnen worden door mentoring. Vroegtijdig een exit overwegen is niet nodig. Wacht eerst af of de activiteiten succes opleveren. Alles is immers aan verandering onderhevig: wat in het begin ontwikkeld is kan verouderd zijn, er kunnen nieuwe inzichten ontstaan en bovendien kan de context veranderen. Bijvoorbeeld als wet- en regelgeving verandert.

Tips en trucs voor de exit

De hamvraag is: waarom wil je stoppen? Is er sprake van interne redenen, redenen die vooral aan de kant van je 4de Pijlerinitiatief liggen? Of is er sprake van externe redenen, die vooral aan de kant van je partner-daar liggen? Of is het een mix van interne en externe redenen? In de literatuur kun je verschillende voorbeelden vinden. Hieronder staan exit redenen met enkele vragen. Stel mede in overleg met je partner-daar eerst zoveel mogelijk vragen en ga daarna pas nadenken over de antwoorden.

De meest voorkomende interne exitredenen door problemen aan jouw kant met daaronder enkele vragen die je jezelf kan stellen

  • De doelen zijn bereikt.
    > Is onze partner-daar het ermee eens dat de doelen zijn bereikt? Hebben we herhaaldelijk gecommuniceerd dat de exit aanstaande is en heeft onze partner-daar het goed begrepen? Hebben we afspraken gemaakt over tijdpad en afbouw van de steun (financieel en moreel)? Wat heeft de partner-daar nog nodig om zonder ons verder te kunnen? Kunnen we dat bieden? Zo niet, wie wel? Hoe houden we de relatie na de exit in stand? Enzovoort.
  • Onvoldoende mankracht of tijd, energie, passie of expertise doordat verantwoordelijken opstappen en niet kunnen worden vervangen. Vergrijzing is vaak een probleem terwijl verjongen lastig is. Jongeren lijken zich minder makkelijk voor langere tijd te willen verbinden.
    > Is er een andere organisatie te vinden die ons 4de Pijlerinitiatief wil overnemen of met ons wil fuseren? Hebben we de consequenties voor de partner-daar bekeken en besproken? Kan de partner-daar ‘geadopteerd’ worden door de nieuwe organisatie? Wat doen we met de rest van ons kapitaal? Zijn er verantwoordelijken die willen overstappen naar het bestuur van de overnamepartner of het bestuur van de nieuwe fusieorganisatie? Enzovoort.
  • Onvoldoende geld of donoren. Bijvoorbeeld omdat de overheid voor ontwikkelingssamenwerking in bepaalde landen geen overheidssubsidie meer verstrekt.
    > Hebben we het probleem met onze partner-daar besproken? Zijn er andere donoren die we nog niet hebben benaderd? Kan de partner-daar fondsen werven in eigen land? Kunnen we ze helpen om hun eigen fondsenwerving van de grond te krijgen en daar geld voor beschikbaar stellen? Is er training en opleiding beschikbaar of kan de partner-daar een professionele fondsenwerver inhuren? Enzovoort.
  • ‘Giving while living’ strategie: geven tot het kapitaal op is.
    >Weet onze partner-daar dat we deze strategie hebben? Hebben we onze partner-daar tijdig laten weten dat ons kapitaal aan het opraken is? Zie verder hierboven. Enzovoort.
  • Conflicten binnen je 4de Pijlerinitiatief. Bijvoorbeeld door fraude, verschil van inzicht of persoonlijke geschillen.
    >Zijn er (vermoedens) van fraude? Kunnen we daar onderzoek naar laten doen? Welke andere actie kunnen we nemen? Kunnen we bij een (persoonlijk) conflict een mediator inschakelen? Houden we het belang van onze partner-daar en van onze eigen organisatie in het oog? Houden we rekening met kosten en andere schade zoals reputatieschade? Enzovoort.

De meest voorkomende externe exitredenen door problemen aan de kant van je partner-daar met daaronder enkele vragen die je jezelf kan stellen

  • Fraude, diefstal, misbruik of andere onregelmatigheden.
    > Hebben we er met de partner-daar over gecommuniceerd? Is er sprake van een misverstand of onvoldoende kennis van zaken? Kunnen we een deskundige-daar inschakelen om te helpen? Is er sprake van financiële malversaties? Zijn er meer donoren die schade hebben? Kunnen we gezamenlijk optreden? Is het de moeite waard om een forensisch accountants-onderzoek te laten doen? Hoe communiceren we met donoren en andere belanghebbenden van ons 4de Pijlerinitiatief? Houden we de belangen van onze partner-daar en onze eigen organisatie in het oog? Hoe houden we rekening met kosten en andere schade zoals reputatieschade? Enzovoort.
  • Partner wenst geen steun meer vanwege de gevraagde tegenprestatie. Bijvoorbeeld te strenge verantwoordingseisen die zoveel tijd vergen dat dit ten koste gaat van het echte werk.
    > Hebben we onze partner-daar gevraagd wat precies het probleem is? Overwegen we een deskundige in te schakelen? Of zou het probleem zijn opgelost als we onze procedure aanpassen?
    Weten we hoe andere organisaties hun partner-daar verantwoording laten afleggen? Enzovoort.
  • Slechte/onvoldoende communicatie tussen je 4de Pijlerinitiatief en je partner-daar.
    > Hebben we onze partner-daar gevraagd wat het probleem is? Is er sprake van een misverstand of van gebrek aan kennis? Kunnen we een deskundige-daar inschakelen? Hebben we onze partner-daar duidelijk uitgelegd dat we zonder informatie geen verantwoording kunnen afleggen aan onze donoren en dat we dan geen fondsen meer kunnen werven? Enzovoort.
  • Hoge overhead/salarissen bij partner.
    > Hebben we dit met de partner-daar besproken? Weten we wat een redelijk salaris zou zijn voor vergelijkbare banen bij vergelijkbare organisaties? Enzovoort.
  • Conflict met partner door verschil van inzicht of persoonlijke geschillen.
    > Hebben we er met de partner-daar over gecommuniceerd? Is er sprake van een misverstand of onvoldoende kennis van zaken? Kunnen we een deskundige-daar inschakelen? Houden we het belang van de partner-daar en van onze eigen organisatie in het oog? Houden we rekening met kosten en andere schade zoals reputatieschade? Enzovoort.
  • Contactpersonen verdwijnen, o.a. door vergrijzing. De meeste kleine organisaties hebben vaak een beperkt netwerk-daar, waardoor vervanging lastig is.
    > Kunnen we een of meer nieuwe contactpersonen vinden? Bijvoorbeeld bij een andere organisatie, (bv. collega 4de Pijlerinitiatief of een Nederlandse PI) of een organisatie-daar? Welke consequenties heeft het wegvallen van contactpersonen voor onze activiteiten daar, c.q. voor de samenwerking? Enzovoort.
  • De wet- en regelgeving in het land van je partner verandert.
    > Wat verandert er precies? Welke gevolgen heeft dat voor je partner-daar en voor je activiteiten? Hoe zouden jij en je partner-daar zich kunnen aanpassen? Enzovoort.

 

Uit onderzoek kwam naar voren dat er vaak meer dan één reden is om te stoppen.
Meestal wordt de exit-procedure in een of meer bestuursvergaderingen besproken. Qua tijdsbestek kost de exit van besluit tot uitvoering enkele maanden, maar soms ook enkele jaren. Gedurende die tijd werd de steun meestal geleidelijk afgebouwd. Tijdens de exit-procedure wordt het resterende saldo soms aan de partnerorganisatie besteed, maar soms ook aan andere organisaties-daar. Vaak is er na de exit nog contact met de voormalige partner-daar, schriftelijk, mondeling of in persoon, maar meestal schriftelijk. Een zuiver koude exit: stoppen alleen vanwege geldgebrek lijkt weinig voor te komen.

 

Scheiden doet lijden

In de ontwikkelingssamenwerking streef je naar een ideaal. Dat gaat onder andere gepaard met emoties, beelden en verhalen. Ook bij stoppen spelen emoties een rol. Uit onderzoek blijkt dat mensen die zijn gestopt daar erg emotioneel over kunnen zijn. Scheiden doet lijden. Stoppen kan vergeleken worden met een rouwproces. De psychiater Elisabeth Kübler-Ross heeft vijf fasen beschreven in de rouwverwerking: ontkenning, protest (of boosheid), onderhandelen en/of vechten, depressie en aanvaarding.
De redenen om te stoppen lijken voor de verwerking van het afscheid een belangrijke rol te spelen. Stoppen omdat het niet lukt of door persoonlijke problemen niet meer gaat, of stoppen omdat het doel is gehaald kan zeer verschillende emoties oproepen. Bovendien zullen emoties van persoon tot persoon anders zijn. Sommigen spreken over een persoonlijke ramp of afscheid nemen van een ‘kindje’ of van een levenswerk. Hier klinkt passie en weemoed in door. Anderen reageren laconieker en zeggen: het is gewoon goed, of het is tijd, het is mooi geweest, goed om gedaan te hebben, of het is klaar. Maar ook boosheid, verdriet en teleurstelling kunnen een rol spelen, bijvoorbeeld als je je bedrogen voelt door je partner-daar. Ook kun je je in de steek gelaten voelen door collega’s, medewerkers of donoren.

En hoe sterker de emoties tijdens de samenwerking, hoe meer kans op sterke emoties bij het afscheid.
Dat geldt zowel voor jouw 4de Pijlerinitiatief als voor je partner-daar. Afscheid nemen kost tijd, doe het daarom stap voor stap. Na jaren van samenwerking is het niet verstandig er zomaar de stekker uit te trekken.
Als laatste stap in de rouwverwerking noemt Kübler-Ross aanvaarding. In de literatuur zijn diverse voorbeelden te vinden die daarbij kunnen helpen, in het bijzonder als het gevoel dat het niet gelukt is of dat het niet klaar is overheerst.

Zie de aanpak van jouw 4de Pijlerinitiatief als een experiment. Er is geen enkele test die voorspelt of een aanpak gaat werken. Denk aan de aanpak van de wereldwijde Covid-19 pandemie die van land tot land verschilt, dat zijn allemaal experimenten. Pas achteraf kan worden vastgesteld wat er beter of anders had gekund en dat geldt ook voor jouw eigen aanpak. Zie het als een geleerde les, zowel voor jezelf, je eigen organisatie en voor je partner-daar en zelfs voor derden. Want elke geleerde les kan een aansporing tot verbetering of innovatie zijn. Dan is er dus geen geld of tijd weggegooid, maar is er ‘leergeld’ en ‘leertijd’ besteed. Verder kan er sprake zijn van een na-ijleffect. Misschien zie je bij het afscheid geen of onvoldoende resultaat, maar stoppen, hoe pijnlijk ook, kan op termijn zelfs positieve effecten hebben. Stoppen kan moeilijk zijn, maar het is gewoon een van de opties die je hebt.

In de toolkit staan enkele voorbeelden van ontwikkelingsorganisaties die leerden van hun experimenten en dat publiekelijk deelden. Ze hebben er zélf van geleerd en misschien kun jij er ook iets van leren.

Bijlagen

Blijf op de hoogte

Schrijf je nu in en blijf op de hoogte van vormingen, ontmoetingen, financiële oproepen en andere interessante nieuwtjes.

Onze sponsors